Qu'il s'agisse des données financières de votre client ou des secrets industriels exclusifs, votre entreprise traite probablement des informations sensibles plusieurs fois par jour. La sécurité de vos fichiers est cruciale pour protéger vos clients et la réputation de votre entreprise. La chose la plus sûre à faire serait de ne plus jamais laisser ces fichiers voir le jour, mais bien sûr, ce n'est pas raisonnable. Vous pouvez en effet expédier des fichiers en interne et en externe, mais la protection des fichiers peut être un défi tout en les rendant disponibles en collaboration avec des plateformes de gestion de transfert de document sécurisé.
Sensibilisez votre personnel aux risques liés au partage de fichiers
La sensibilisation est essentielle pour garantir la sécurité. C'est pourquoi vous devez avertir toute l'équipe sur les risques auxquels elle est confrontée lors du partage de fichiers ou de l'utilisation d'un logiciel de partage de fichiers. Vous pouvez configurer des systèmes sophistiqués avec une sécurité à toute épreuve, mais si les utilisateurs ne savent pas pourquoi vous les avez configurés, votre entreprise continuera d'être vulnérable. Avertissez les membres de votre personnel des dangers auxquels ils sont confrontés lorsqu'ils partagent des documents de bureau. Tous les employés ont un rôle important à jouer dans la promotion de la sécurité de l'entreprise. Alors, proposez-leur Alfresco GED ou faites-leur savoir pourquoi il est important de sauvegarder ces fichiers entre de bonne-mains.
Sachez qui a accès aux fichiers dans le cloud
Le stockage dans le Cloud rend les documents disponibles pour toute personne de votre bureau qui en a besoin. Étant donné que les documents sont stockés dans le Cloud, vous n'avez pas à vous soucier de la perte de vos fichiers ou à vous inquiéter de la façon de les récupérer.
Le système de stockage Cloud vous permet de partager un fichier avec un collègue au travail via un lien direct vers le document dans le Cloud ou d'accéder à ce fichier par e-mail. C'est utile et pratique. Mais, vous devez vous assurer que vous partagez le lien uniquement avec les destinataires autorisés. Pour cette assurance, vous devrez peut-être effectuer une mise à niveau vers la plateforme Cloud professionnelle. Cela vous permet de définir des autorisations afin que les liens vers les fichiers stockés ne soient accessibles qu'aux personnes autorisées.
Actualisez vos systèmes de gestion de contenu
Les défis auxquels sont confrontées les entreprises en matière de sécurité de l'information évoluent. Il est important que le système de partage de fichiers que vous utilisez au bureau vienne à bout des problèmes de sécurité actuels.
Si vous utilisez Alfresco GED comme outil de partage de fichiers, vérifiez s'il y en a des mises à jour des systèmes de gestion de contenu. Mettez à niveau vos systèmes pour gérer et protéger efficacement les fichiers sensibles du réseau. Bien sûr, les nouveaux systèmes signifient une autre série de formations pour vos employés, mais l'investissement en vaut la peine. Assurez-vous donc que votre personnel est bien formé et familiarisé avec le logiciel mis à jour.
Optez pour un système intégré au lieu d'un système autonome
Un système autonome peut fournir la sécurité dont vous avez besoin, mais il n'est limité qu'à une seule fonction, comme la sécurité des e-mails. Assurer la sécurité des e-mails n'est qu'un des nombreux aspects de la configuration de votre entreprise qui nécessitent une protection. Vous aurez toujours besoin d'un système autonome dédié au partage de fichiers ou à d'autres logiciels pour bloquer les trous qui rendent les fichiers de votre bureau vulnérables. Cependant, si vous optez pour Alfresco GED pour garantir une sécurité efficace dans la communication et le partage de fichiers au bureau, vous pouvez être sûr que vos documents sensibles sont en sécurité.
